ときどきポジティブなアラサーのスタイル http://welbornfloralandevents.com My WordPress Blog Fri, 27 Jan 2017 09:54:16 +0000 en-US hourly 1 https://wordpress.org/?v=4.7.3 グループウェアとはどういうものか http://welbornfloralandevents.com/?p=20 http://welbornfloralandevents.com/?p=20#respond Fri, 27 Jan 2017 09:54:16 +0000 http://welbornfloralandevents.com/?p=20 グループウェアは組織内の情報をコンピューターネットワークを通じて公開し、共有やコミュニケーションを活性化できるツールのことを言います。
グループウェアのサイトはこちらです。

ネットワークでつながった者同士が互いに情報交換ができ、共有やスケジュール管理などの機能を通して業務の効率化を実現することが出来ます。

多くの機能がシステムに組み込まれている為にそれらが有機的に結びついてユーザーに最良のサービス提供ができるものです。

近年はインターネットのブラウザを利用する方法が主流になりつつあり、専用のソフトを利用しなくて良いことからホストのサーバーだけ用意するだけで良く、少ない投資で済むという利点があります。
グループウェアが持つ機能は電子メールの送受信や読み書きが行えるとか、電子掲示板の利用でメッセージの交換が行えるということがあります。

あるいは情報データのファイルや画像、仕様書などを登録しておくことでメンバー間で共有できるとか、個人やメンバーのスケジュール管理が行え共有したりできます。

さらに企画書や報告書などの案を起こしたり決済できる電子決済機能が含まれています。

スケジュールと連動して会議の予約や設備の貸し出し予約もでき、メンバーや組織ごとに利用できる範囲を設定することも出来ます。

電子コミュニケーションツールではFAXやボイスメール、ウェブ出版や同期・非同期の会議を行うことも出来ます。

グループウェアの導入では必要な機能をまず確認し、自社サーバーで運用するオンブレミス型か外部サーバーで活用するクラウド型があり適したものを選ぶことができます。

]]>
http://welbornfloralandevents.com/?feed=rss2&p=20 0
グループウェアの選び方 http://welbornfloralandevents.com/?p=17 http://welbornfloralandevents.com/?p=17#respond Fri, 27 Jan 2017 09:52:46 +0000 http://welbornfloralandevents.com/?p=17 現在、グループウェアの導入を検討している企業、組織やバージョンアップのタイミングでのせかえを検討している場合もう一度今使用しているグループウェアが企業内の使用用途に適しているか見直しが必要です。
グループウェアのサイトはこちらです。

数多くあるグループウェアの中でどれが適しているか確認するポイントがあります。まずは検討する段階で、見積もりをしておきます。

ランニングコストが概算でいくらかかるのか、予算内に収まるかどうかという点から検討します。
そして、使用する目的をはっきりさせておきます。

その目的を達成できるかどうか大きな検討項目とし、そこからある程度のグループウェアを特定し、詳細の機能を見ていきます。
全ての要件を満たす機能があると考えずに、どこまでを許容範囲とするか決めておきます。
今まで使用してきたのであれば、足りない機能や搭載しているが、必要のない機能などを洗い出しておきます。

運用をしていく際に必要なメンテナンス作業に関しても簡単に行える、問い合わせや保守などがしっかりしているか見ておくことも重要なポイントです。
社員にアンケートを行う場合は、グループウェアによってアンケート機能が搭載されいるものもあり、選ぶポイントでもあります。

また、メール機能やスケジューリングの仕方、GUIなど多くの側面から見た、使用した場合に使い勝手が良いかを見極めていきます。
さらに、サーバのスペックによって制限されることがないかも検討するポイントになります。

]]>
http://welbornfloralandevents.com/?feed=rss2&p=17 0
グループウェアのメリット http://welbornfloralandevents.com/?p=14 http://welbornfloralandevents.com/?p=14#respond Fri, 27 Jan 2017 09:51:26 +0000 http://welbornfloralandevents.com/?p=14 コミュニケーションの方法として今まで書面上や直接の会話から、メールになり、最近ではグループウェアという手法が採られています。
グループウェアのサイトはこちらです。

グループウェアとは企業などの組織内のコンピュータネットワークを活用した情報を共有するためのシステムソフトウェアを指します。

ネットワークに接続されたコンピュータに登録されたユーザー同士で情報交換、共有ををおこなったり、スケジュール管理をネットワーク上でおこなうことが可能です。ここでグループウェア利点を考えていきたいと思います。

ますやはり一番の利点はその手軽さにあると思います。

ネットワークにアクセスすれば用がある人物が今どういった状態で、今後どんなスケジュールが組まれているのか一目瞭然なので、どの時間に用を済ませればよいのか、自分のスケジュールも立てやすく、業務を行う上で効率を図った行動をとることができます。

またインスタントメッセージを活用することで、、離れた事業所などでも、まるで実際に会話しているかのように手軽にコミュニケーションをとることが可能になります。さらに緊急に決断しなければならない会議などにも電子会議ツールを活用することで手軽に会議をおこなうことが可能です。

このように大変便利なソフトウェアですが、デメリットとしてあげられるのはセキュリティリスクです。

クラウド型サービス全般で注意すべき点ですが、外出先などの社外からアクセスできるグループウェアはどの程度のセキュリティがパッケージングされているか理解し、グループウェアサービスとセキュリティ面で比較する必要があります。

]]>
http://welbornfloralandevents.com/?feed=rss2&p=14 0
RPGの本質に共通のグループウェアの利便性と活用 http://welbornfloralandevents.com/?p=11 http://welbornfloralandevents.com/?p=11#respond Fri, 27 Jan 2017 09:50:01 +0000 http://welbornfloralandevents.com/?p=11 コンピューターゲームの人気ジャンルのロールプレイングゲームでは広いエリアを旅して各地域に赴いてその場所にある人々やちりばめられた物などから情報を集めて、その情報を重ねて最終目的である宝物の発見や最後の巨大な敵との決戦にたどりつこうとするものです。
グループウェアのサイトはこちらです。

アクションゲームの様に制限時間による制約の代わりに情報を集めて目的にたどり着こうとする息の長いプレイが必要とされるゲームであります。

ビジネスも同じ事で一つの仕事に取り組む際に車内及び関係する取引先の情報をかきあつめて、人手によって、目標であります仕事の完遂に向けて歩みを進めることになりますが、ゲームの様に攻略本や、無制限の時間があるわけではありません。

そのため効率が良く迅速性のある作業を求められることになるため、グループウェアのようなツールによって効率よく情報を一か所に集約したり、場所を問わずにその情報を参照できる仕組みが求められて、必要とされるのです。

このグループウェアでは情報の集約の他に、アクセス性を向上させることも可能となります。
具体的にはメーカーの場合営業マンがスマートフォンを使って自社の入荷情報を出先で参照して直ぐに、商談を行ったり、逆にこの営業マンが出先の小売店で競合他社の状況を見た場合にグループウェア上の掲示板にそれを書き込んで報告する事で情報を社内で共有するといった活用法が考えられます。

その掲示板を開発課の担当者が参照して開発中の新製品への反映を行ったり、同様に他の営業マンが掲示板を参照して自らの商談に役立てるといった使い方が可能になるのです。

]]>
http://welbornfloralandevents.com/?feed=rss2&p=11 0
人的ミスを減らす為にグループウェアを導入する http://welbornfloralandevents.com/?p=8 http://welbornfloralandevents.com/?p=8#respond Fri, 27 Jan 2017 09:48:20 +0000 http://welbornfloralandevents.com/?p=8 企業が行っている業務活動において、ミスが発生するのは多くの場合、人的なものが多いです。
グループウェアのサイトはこちらです。

この人的ミスを減らすようにするだけでも、業務をより円滑に進めていく事が出来ます。スケジュール管理や顧客データ管理を行う場合、操作ミスによって、データを失わないように、自動的に複数のバックアップストレージにバックアップを行ったり、極力自動的に操作を行うようにしておく機能が備わっているグループウェアがあります。このようなグループウェアを導入しますと、業務や決済や商談などをスムーズに進める事が出来ます。グループウェアは、多くの企業がサービスの提供を行っていますので、人的ミスを防止するという目的でサービスを導入するのであれば、自動バックアップ機能などが充実している物を選択するのが良いでしょう。グループウェアには、スケジュール管理機能や電子メール機能やBBS機能などがあります。これらの機能は、従業員同士で情報共有を行うのに便利な機能であり、最大限に使う事によって、ミスの発覚を早期に行え、脆弱性を補強して仕事の質を高められます。

グループウェアを使う際には、クラウドタイプであれば、アカウント以外に必要な物はありませんので、迅速にシステムの導入を図る事が出来ます。クラウドタイプを使う利点は、外出先でインターネットが使えれば、いつでもどこからでも、ソフトウェアの機能を使える事です。スマートフォンやタブレット端末を持つ機会が増えていますので、営業担当者が営業支援を受けたい時に重宝します。

]]>
http://welbornfloralandevents.com/?feed=rss2&p=8 0
グループウェアの長期運用 http://welbornfloralandevents.com/?p=5 http://welbornfloralandevents.com/?p=5#respond Fri, 27 Jan 2017 09:44:56 +0000 http://welbornfloralandevents.com/?p=5 グループウェアは長く使わなくては意味がなく、長所である、知識の蓄積も行なわれません。
グループウェアのサイトはこちらです。

グループウェアを長期で運用するには主に2つの点を気をつけると良いと言われています。1つ目は機能をしっかり見定めることです。グループウェアには数多くの機能があり、使う使わないに関わらず利用を許可する場合が多いようです。機能を使うのは個人の自由である場合が多く、利用者が極端に少ない機能もあります。それらの機能は情報の蓄積という意味では効果があるのですが、使わない人間からすれば邪魔な存在になるケースが多いようです。毎日使うシステムですから使わないシステムは隠しておきたいもの、カスタマイズができるシステムを選び、機能を選択できるようにしておくと良いです。

もしくは最初から機能を絞って提供し、徐々に追加していく方が利用者には好評なケースが多いようです。2つ目は社内システムとの連携です。グループウェアを単体で利用するケースが多いですが、社内ですでにある情報共有システムを使い続けるなら統合、もしくは連携させたいところです。別々なシステムが増えると社員のモチベーションが下がる傾向が強くなります。そのため、システムを統合するか、連携させて社員の使い勝手を向上させる必要があります。特にIDやパスワードがいくつもあると、ディスプレイにIDやパスワードを貼るなど、セキュリティ面でも悪い影響が出やすいと言われており、注意が必要です

]]>
http://welbornfloralandevents.com/?feed=rss2&p=5 0