グループウェアの長期運用

グループウェアは長く使わなくては意味がなく、長所である、知識の蓄積も行なわれません。
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グループウェアを長期で運用するには主に2つの点を気をつけると良いと言われています。1つ目は機能をしっかり見定めることです。グループウェアには数多くの機能があり、使う使わないに関わらず利用を許可する場合が多いようです。機能を使うのは個人の自由である場合が多く、利用者が極端に少ない機能もあります。それらの機能は情報の蓄積という意味では効果があるのですが、使わない人間からすれば邪魔な存在になるケースが多いようです。毎日使うシステムですから使わないシステムは隠しておきたいもの、カスタマイズができるシステムを選び、機能を選択できるようにしておくと良いです。

もしくは最初から機能を絞って提供し、徐々に追加していく方が利用者には好評なケースが多いようです。2つ目は社内システムとの連携です。グループウェアを単体で利用するケースが多いですが、社内ですでにある情報共有システムを使い続けるなら統合、もしくは連携させたいところです。別々なシステムが増えると社員のモチベーションが下がる傾向が強くなります。そのため、システムを統合するか、連携させて社員の使い勝手を向上させる必要があります。特にIDやパスワードがいくつもあると、ディスプレイにIDやパスワードを貼るなど、セキュリティ面でも悪い影響が出やすいと言われており、注意が必要です

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